Zarządzanie dokumentacją w urzędzie 2013. Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt i instrukcja archiwalna w praktyce

Każdy dokument wpływający do jednostki administracji publicznej musi pozostawić ślad w stosowanym systemie ewidencji dokumentacji. Dlatego przy ogromie spraw prowadzonych w wielu urzędach niezbędne jest gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji w sposób przemyślany i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Z opracowania czytelnicy dowiedzą się między innymi, jak zbudowany jest wykaz akt, co należy wiedzieć, żeby sprawnie z niego korzystać, jak zorganizować skuteczny obieg pism w jednostce, jakie są praktyczne różnice między dziennikowym i bezdziennikowym systemem kancelaryjnym, a także czy warto wybrać Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją.

Autor omawia szczegółowe zagadnienia związane z funkcjonowaniem w praktyce normatywów kancelaryjnych: instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej. Wyjaśnia zasady rejestracji dokumentów, znakowania spraw i prowadzenia ich metryki oraz podziału dokumentacji. Opisuje także procedury przekazywania dokumentacji do archiwów, późniejszego jej udostępniania oraz przechowywania w sposób zapewniający ochronę przed zniszczeniem.

Opracowanie zawiera przykłady instrukcji, wzorów i formularzy przydatnych w organizacji systemów kancelaryjnych i archiwalnych. Jest przeznaczone dla pracowników administracji państwowej i samorządowej oraz innych instytucji publicznych, odpowiedzialnych za obieg dokumentów w jednostce.

Andrzej Regliński – doświadczony archiwista, kierownik oddziału Archiwum Państwowego. Autor publikacji z dziedziny archiwistyki i historii, regularnie prowadzi szkolenia dla administracji i firm prywatnych z zakresu postępowania z dokumentacją oraz kursy archiwalne I i II stopnia.