Książka Akta osobowe Prowadzenie Dokumenty Ochrona danych to praktyczny poradnik, dzięki któremu osoba prowadząca akta osobowe i inną dokumentację pracowniczą przygotuje indywidualne teczki pracowników oraz wypełni znajdujące się w nich dokumenty, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1.1.2019 r.
Niniejsza książka to praktyczny poradnik, dzięki któremu osoby, którym powierzono prowadzenie akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, będą mogły wykonać wszystkie obowiązki pracodawcy z tym związane. Osoby te powinny mieć świadomość, że w dokumentacji pracowniczej gromadzone są dokumenty, będące dowodem na to, że pracodawca wykonał swoje obowiązki względem pracownika. Z tego właśnie powodu kontrola dokumentacji pracowniczej jest najczęściej pierwszym punktem wizyty Inspektora Państwowej Inspekcji Pracy w zakładzie, a także pierwszym wezwaniem sądu pracy w przypadku rozpatrywania sporu z pracownikiem. Co więcej, osoba, która doprowadza do niewykonania obowiązku pracodawcy prowadzenia akt osobowych, może ponieść nie tylko odpowiedzialność służbową, ale również osobistą. Może zostać obciążona grzywną nawet do 30 tys. zł.
W książce przedstawiono kolejne kroki umożliwiające zgodne z prawem wykonanie obowiązku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W szczególności wskazano:
w którym momencie dokumentacja pracownicza powinna zostać utworzona,
jak technicznie wygląda wzorcowa teczka akt oraz pozostała indywidualna dokumentacja pracownicza,
jak numerować dokumenty i zachować chronologię,
jakich dokumentów nie można składać do akt w oryginale,
w jakich warunkach akta przechowywać w zależności od postaci (papierowa, elektroniczna),
jaka jest procedura digitalizacji akt,
jak długo należy je archiwizować,
kogo i jak należy poinformować o okresie przechowywania akt po ustaniu stosunku pracy,
jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i jak je naprawiać.
Ponadto w publikacji zawarty został szczegółowy opis dokumentów składanych w aktach, w których pojawiają się najczęściej błędy, w związku z czym podlegają one kontroli w pierwszej kolejności. W szczególności punkt po punkcie omówione zostały elementy treści świadectwa pracy, umowy o pracę, informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, porozumienia rozwiązującego umowę, wypowiedzenia umowy, oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich, skierowania na badania lekarskie w zakresie zdolności do pracy oraz wielu innych. Przedstawiono też wzory tych dokumentów. Całość uzupełnia opis obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej.
Walor kompleksowego opracowania tematu akt osobowych dopełnia przedstawienie w książce opisów sytuacji nietypowych w postępowaniu z teczkami pracowników, takich jak przekazanie akt pracownika pracodawcy przejmującego część zakładu pracy, zaginięcie teczki osobowej, postępowanie w związku z likwidacją lub upadłością pracodawcy, czy tworzenie i odbieranie dokumentów w języku obcym.