Akta osobowe
Ostatnie przyniosły duże zmiany, jeśli chodzi o akta osobowe. Nastąpiły duże zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pojawiła się możliwość przejścia na e-akta, jest też kilka zmian w papierowej dokumentacji pracowniczej. Duże zmiany objęły też ewidencjonowanie czasu pracy. I wreszcie: doszedł nowy obowiązek informacyjny. Te i wszystkie inne zmiany szczegółowo zostały omówione w książce Akta osobowe 2025
Obowiązują nowe przepisy odnośnie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Mamy przede wszystkim nowe okresy przechowywania dokumentacji (i nowe dylematy – np. czy kopiować dokumenty, gdy ktoś ma nowe i stare okresy przechowywania), doszedł też nowy obowiązek informacyjny. Jest także kilka zmian w dokumentach przechowywanych w poszczególnych częściach akt. Mamy nową możliwość numerowania dokumentów w aktach.
Przedstawiamy obowiązujące zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Wskazujemy okresy przechowywania dokumentacji (i dylematy typu: czy kopiować dokumenty, gdy ktoś ma nowe i stare okresy przechowywania). Wyjaśniamy nowy obowiązek informacyjny. Wskazujemy, co przechowywać w poszczególnych częściach akt i jak obecnie numerować dokumenty. Wyjaśniamy też zmienione zasady ewidencjonowania czasu pracy (m.in. oddzielne prowadzenie, wskazywanie godzin i dni wolnych, dyżur itp). Pokazujemy też, jak przejść na elektroniczne akta osobowe.
I przede wszystkim – mamy duże zmiany w zakresie ewidencjonowania czasu pracy. Po pierwsze, dokumentacja ewidencyjna musi być oddzielna dla każdego pracownika. Po drugie – w ewidencji wskazujemy dodatkowe dane (np. godzinę rozpoczynania i kończenia pracy). Można też przejść na elektroniczne akta osobowe. Jak w praktyce zastosować nowe przepisy?
Z książki Akta osobowe 2025:
- ile czasu przechowujemy dokumentację pracowniczą w przypadku nowych, a ile – w przypadku starych umów,
- kiedy i w jaki sposób można zmienić okres przechowywania dokumentacji,-
jak informować o okresach przechowywania dokumentacji,
- czy należy rozdzielać akta „starych” i „nowych” umów oraz czy trzeba kserować dokumentację z jednej dokumentacji do drugiej,
- w jaki sposób należy obecnie prowadzić akta osobowe,
- co wchodzi w skład akt osobowych,
- w jaki sposób należy obecnie prowadzić ewidencję czasu pracy,
- co wchodzi w skład dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy,
- w jaki sposób prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej,
- jak przejść na e-akta osobowe.
- Wszystko to i wiele innych kwestii wyjaśniamy w niniejszej publikacji.
